1. Rekisterinpitäjä
Windis Oy (2470382-7)
Osoite: Jyväskyläntie 232, 69700 Veteli
Puhelin: +358 40 456 0290
(jäljempänä ”Windis Oy” tai ”me”)
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Nimi: Mikko Toivonen
Osoite: Jyväskyläntie 232, 69700 Veteli
Sähköposti: mikko.toivonen@windis.fi
3. Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?
| HENKILÖTIETOTYYPIT | KÄSITTELYN TARKOITUS | LAILLINEN PERUSTE |
|---|---|---|
| Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana ja asiointikieliRekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten yhteyshenkilöiden nimet, tittelit sekä yhteystiedot | Palveluidemme toimittaminen, järjestäminen ja kehittäminen | Oikeutettu etu |
| Sama kuin ylimpänä. | Sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen | Sopimuksen täytäntöönpaneminen |
| Sama kuin ylimpänä. | Sähköinen suoramarkkinointi (ml. sähköiset kyselytutkimukset) | Suostumus (yksityishenkilöt) tai oikeutettu etu (yritykset) |
| Sama kuin ylimpänä. | Asiakassuhteemme tai potentiaalisen asiakassuhteen hoitaminen ml. tapahtumien järjestäminen, asiakastyytyväisyyskyselyjen lähettäminen | Oikeutettu etu |
| Suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot | Sähköinen suoramarkkinointi (ml. sähköiset kyselytutkimukset) | Suostumus (yksityishenkilöt) tai oikeutettu etu (yritykset). |
| Tapahtumien ja koulutusten yhteydessä kerättävät henkilötiedot kuten rekisteröityminen tapahtumaan, erityisruokavalio, laskutustiedot | Tapahtumien ja koulutusten järjestäminen ja kutsujen lähettäminen | Oikeutettu etu, suostumus |
| Asiaskassuhteeseen tai potentiaaliseen asiakassuhteeseen, yhteistyökumppaneihin ja sopimuksiin liittyvät tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista ja toimeksiannoista, annetuista tarjouksista, yhteydenpitoon liittyvät tiedot, laskutustiedot | Sopimus- ja muiden lupaustemme täyttäminen | Sopimuksen täytäntöönpaneminen |
| Sama kuin ylempänä. | Asiakassuhteen hoitaminen, kehittäminen ja ylläpito; potenttiaalisen asiakkaan yhteydenottoon vastaaminen ja tarjouksen antaminen | Oikeutettu etu |
| Tiedot koskien teknistä yhteyttä ja käyttämääsi päätelaitetta kuten IP-osoite, laite-ID tai muut tunnistetiedot sekä evästeet | Käyttäytymisen analysointi | Suostumus |
5. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Saatamme luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi konserniyhtiöille sekä juridisille ja taloudellisille tai muille vastaaville konsulteille, jotka toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä tietojen osalta. Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaistahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja. Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita seuraavien osa-alueiden osalta: – Markkinointi – IT-hallinto – Taloushallinto – Liiketoiminta (mm. tarjoamamme palvelut ja koulutukset) Olemme huolehtineet tietosuojastasi alihankkijoidemme kanssa tekemällä tarvittavat käsittelysopimukset. Emme voi nimetä kaikkia alihankkijoita esimerkiksi kehitysvaiheessa olevien projektien vuoksi, joten olemme päätyneet nimeämään vain alihankkijatyypit. Lähtökohtaisesti emme siirrä henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Käytössämme olevat markkinoinnin ja IT-hallinnon järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n/ETA:n ulkopuolelta. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.
4. Mistä saamme tietoja?
Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: sinulta itseltäsi, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
Tämän lisäksi tietoja käyttäjistä saadaan käyttöoikeuksien luomisen yhteydessä kerätyistä ja rekisterinpitäjän järjestelmiin syötetyistä tiedoista sekä käyttäjien laitteista käytön aikana kerätystä datasta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
5. Kenelle Windis luovuttaa ja siirtää tietoja, ja siirretäänkö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Windis saattaa luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, esimerkiksi konserniyhtiöille sekä juridisille ja taloudellisille neuvonantajille, jotka toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä tietojen osalta. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja.
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita seuraavilla osa-alueilla: – Markkinointi – IT-palvelut – Taloushallinto – Liiketoimintaprosessit (mm. tarjoamamme palvelut ja koulutukset)
Olemme varmistaneet tietosuojasi tekemällä alihankkijoidemme kanssa tarvittavat käsittelysopimukset. Emme välttämättä nimeä kaikkia alihankkijoita, esimerkiksi kehitysvaiheessa olevien projektien vuoksi, joten olemme listanneet vain alihankkijoiden tyypit.
Pääsääntöisesti emme siirrä henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Käyttämämme markkinoinnin ja IT-palvelujen järjestelmät saattavat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n/ETA:n ulkopuolelta. Tällaisissa tapauksissa varmistamme, että alihankkija noudattaa EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskevia mallilausekkeita.
6. Miten Windis suojaa tiedot ja kuinka kauan niitä säilytetään?
Vain ne Windiksen työntekijät, joilla on työtehtäviensä vuoksi oikeus käsitellä asiakastietoja, pääsevät käsiksi henkilötietoihin. Jokaisella käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot on suojattu teknisin keinoin, ja ne sekä niiden varmuuskopiot säilytetään turvallisissa tiloissa.
Arvioimme säännöllisesti tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta ottaen huomioon sovellettava lainsäädäntö. Huolehdimme myös siitä, että emme säilytä vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Korjaamme tai poistamme tällaiset tiedot viipymättä.
7. Mitkä ovat sinun oikeutesi Windiksen rekisteröitynä?
Sinulla on oikeus tarkastaa, korjata tai poistaa itseäsi koskevat Windiksen rekisteriin tallennetut tiedot. Voit myös vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista ja tehdä valituksen henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Sinulla on oikeus peruuttaa tai muuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
8. Keneen voit olla yhteydessä Windiksellä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) mainitulle yhteyshenkilölle.